Essas dicas valem para reuiões no trabalho, de negócios, mas também, e principalmente para reuniões de grupos de trabalho acadêmico. Muitas vezes quando uma equipe se reune para desenvolver um trabalho essas reuniões levam horas e pouco se tprodua para o trabalho em si, portanto prestem muita atenção nesss dicas.
Quer seja em ambientes corporativos, acadêmicos ou domésticos as reuniões são inevitáveis, o problema é que muitas vezes as reuniões não são focadas e o objetivo delas não são atingidas, quer seja por assuntos que não estão na pauta ou por discussões operacionais. O artigo hoje tratará de algumas dicas de como ser mais efetivo nas reuniões
É realmente necessário fazer a reunião?: Essa é a primeira pergunta que deve ser feita. Há necessidade de fazer uma reunião? Esse é um parasita que está instaurado nas organizações, para qualquer coisa tem que se fazer reunião, quero deixar claro que não sou contra, desde que ela seja produtiva e saia com ações a serem feitas, pois muitas vezes podemos resolver o problema pelo telefone ou e-mail agilizando tempo e dinheiro. Só realize reuniões relevantes, nada de cumprir tabela nem chamar toda equipe, a menos que seja necessário.
Definição do tema: É importante que o tema seja bem definido, que o título realmente demonstre o que deverá ser tratado, um tema mal descrito pode fazer as pessoas acharem que não tem tanta importância e ele podem recusar a reunião.
Data e horário de início e fim: O agendamento da reunião é importante que seja com antecedência, para que as pessoas possam se programar em participar, além disso, é importante que seja cumprido o horário, tanto de início quanto final, o que normalmente acontece é passar do prazo estimado deixando a reunião improdutiva.
Componentes: Só convide as pessoas que realmente são fundamentais para a reunião, se não for contribuir, não convide, pois será uma perda de tempo, reuniões efetivas não são as de sala cheia, mas as de pessoas certas. Quanto mais participantes indiretos, mais complexa será a reunião e isso é desnecessário.
Pautas: Sempre envie uma pauta preliminar com os assuntos a serem tratados para os participantes, pode ser que algum tenha algum tema que não esta na pauta e queira inserir, normalmente um dia antes envie a pauta definitiva, será uma maneira a mais de lembrar da reunião, bem como facilitará para você conduzir a reunião no tempo estipulado.
Registro: é importante no final da reunião gerar uma ata com os participantes, assuntos tratados, e planos de ação com prazos e responsáveis para posterior verificação se foram realizadas.
Além das dicas, seguem abaixo alguns outros cuidados importantes:
Reunião não é assembleia: É importante que as reuniões sejam objetivas, dentro das pautas e no tempo adequado, quando começam a desviar para outros assuntos é importante que o responsável possa orientar a todos para retornar ao assunto a ser tratado, evitando tempo desperdiçado.
Telefones e interrupções: Isso é uma constante, ainda mais hoje em dia com smartphones, Tablets e notebooks as pessoas estão na reunião, muitas vezes de corpo presente, pois ou estão respondendo e-mails ou vendo outras informações que não fazem parte da reunião, perdem o foco, além das interrupções que podem acontecer de algum motivo, isso é um grande problema que deve ser cuidado.
Operacionalizar a reunião: As pessoas confundem reuniões com resoluções operacionais de trabalho, não deve ser assim, na reunião deve ser discutido o assunto e definido "o que fazer" e não "como fazer", esse é um dos vilões que fazem perder o tempo das pessoas e passar os prazos das reuniões, responsabilidade do condutor da reunião perceber isso e voltar a pauta inicial.
Temas fora de pautas: comum também começar a discutir um assunto e puxar outros que não fazem parte do tema da reunião, perdendo um tempo precioso.
Uma reunião bem planejada e conduzida ganha muito em sua efetividade, essas dicas são simples e podem lhe ajudar a melhorar a condução dessas atividades, tente exercitar os exemplos acima, e tenha a certeza que terá bons resultados.
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